Desde Agenda, del apartado Mi Meeting del Área de Usuarios, podremos visualizar un calendario con la información de las acividades programadas para el servicio Meeting (reuniones, webcasts, etc...), así como la posibilidad de modificar las mismas. Nos aparecerá la siguiente pantalla cuando accedamos:

Las acciones a realizar son las siguientes:

• Filtrar resultados por fecha
• Convocar reunión 
• Modificar o visualizar reunión
• Reservar streaming

 

• Filtrar resultados por fecha:

Nos permite visualizar las reuniones convocadas en un mes en concreto, seleccionando en el calendario desplegable de la parte superior central de la pantalla  o pulsando sobre los botones y  para desplazarnos por los meses anteriores y posteriores.

 

• Convocar reunión:

Esta opción sólo está disponible para aquellos Usuarios que son, a su vez, organizadores del servicio gestionado.

Pulsando sobre el botón  accederemos a la pantalla de creación de convocatorias de nuestra agenda:

Deberemos cumplimentar los siguientes campos:

• Producto: Seleccionar producto de la lista de disponibles
• Duración: Indicar, en formato hh:mm, el tiempo estimado de duración de la reunión
• Establecer PIN de moderador: Indicar, si se desea, PIN de moderador
• Fecha de reunión: Seleccionar fecha pulsando sobre el botón  y hora, en formato hh:mm, o pulsar sobre el botón  para implementar fecha y hora actuales (en este último caso sólo será posible "Convocar reunión", no "Guardar datos")
• Nombre de la reunión: Indicar nombre de la reunión deseado
• Establecer PIN de sala: Indicar, si se desea, PIN de acceso a la reunión
• Deseo recibir asistencia de Gamma: En caso de desear que uno de los agentes de Gamma contacte con los aprticipantes para ayudarles a acceder a la reunión, marcar este check box. (la asistencia sólo podrá solicitarse para reuniones planificadas para 48 horas o más tras la creación y, además, tendra un coste añadido según la modalidad contratada)
• Participantes: Pulsar sobre el botón  para seleccionar los participantes de la reunión. Se abrirá la siguiente ventana:
  • 
  • Deberemos implementar los siguientes campos:
    
    • Contacto: Seleccionar del desplegable, donde aparecerán los contactos creados por el usuario que está convocando la reunión desde el apartado Libreta de direcciones
    • Nombre
    • Apellidos
    • email
    • Teléfono
    • Departamento
    • Rol: Seleccionar el rol asignado al participante, pudiendo ser:
      
      • Organizador
      • Moderador (se deben asignar PIN de sala y de moderador a la reunión)
      • Participante (limita los permisos de participación en reunión mediante Meeting Webinar)
      • Observador (limita los permisos de participación en reunión mediante Meeting Webinar)
    • ¿Se va a conectar con un equipo H.263?: En caso de seleccionar "Sí" se abrirá una nueva ventana para cumplimentar los datos de equipo H.263 (equipo de videoconferencia profesional no proporcionado por Gamma)
    • 
      • Marca del equipo:
      • Modelo:
      • ¿Compatible con SIP o H.323?:
      • IP Pública:
      • Nombre del técnico que realizará la conexión:
      • Teléfono del técnico:
      • Versión del Firmware:
  • Pulsar sobre el botón  para añadir participante o sobre el botón  para cancelar.

 

Una vez cumplimentados todos los datos podemos:

• Guardar datos: Pulsar sobre el botón para guardar la configuración de la reunión. Todavía no se envía invitación a los aprticipantes y es posible Modificar la misma.
• Convocar reunión: Pulsar sobre el botón para convocar la reunión. Se enviará invitación a los participantes y no será posible Modificar la misma.
• Cancelar: Pulsar sobre el botón para cancelar la reunión.

 

El contacto creado se añadirá a la Lista de direcciones.

 

• Modificar o visualizar reunión

Según el estado de una reunión podremos realizar diferentes gestiones. Cuando tenemos una reunión guardada pero no convocada podemos modificar la misma pulsando sobre ella, desde la pantalla principal. Cuando tenemos una reunión convocada podemos visualizar el estado de la misma, así como acceder al enlace de acceso. Nos aparecerá de la siguiente manera:

Al pulsar sobre la reunión se nos abrirá la pantalla de modificación de reunión:

Desde esta pantalla podremos modificar o visualizar los siguientes campos:

• Duración
• Establecer PIN de moderador
• Fecha de reunión
• Nombre de la reunión
• Establecer PIN de sala
• Asistencia de Gamma
• Participantes

 

Además, para reuniones convocadas, visualizaremos:

• Estado (de la sala): Nueva, En Curso, Planificada, Anulada o Cerrada
• Estado (de los participantes): Contactado, No Contactado, Imposible Contactar, Rechazado, Listo para Reunión, Listo por Teléfono, Contactando, Borrado, Finalizado o Enviar Email, según gestión realizada por los agentes cuando se solicita Asistencia de Gamma en la Convocatoria
• Acceder a la reunión mediante el Enlace a la sala de reunión

 

• Reservar Streaming:

En caso de desear retransmitir la videoconferencia en tiempo real, mediante streaming, se deberá reservar la franja horaria deseada para tal efecto. Al pulsar sobre el botón se abrirá la siguiente ventana:

Deberemos cumplimentar los siguientes datos:

• Nombre de la reunión: Indicar nombre de la reunión deseado
• Fecha de la reunión: Seleccionar fecha pulsando sobre el botón  y hora, en formato hh:mm
• Duración: Indicar, en formato hh:mm, el tiempo estimado de duración de la reunión
• Número de visitas en streaming: Indicar el número de visitantes que visualizarán la emisión de la reunión (máximo de 100)

 

Pulsar sobre el botón  para reservar franja horaria o  para cancelar la reserva y volver a la pantalla anterior.