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Servicios en la nube para empresas

Funcionalidades Work con servicios de Google

 

 

Inicio de la aplicación Work:

El servicio Work aparecerá representado con el logo de Gamma en la zona superior derecha de Gmail.

icono work

Al pulsar sobre el icono, se desplegará la ventana del servicio:

gamma integrado

Inicio de Work con ventana independiente:

Presionando sobre el icono Phone-C    phonec integrado, extensión instalada en nuestro navegador, y que encontramos en el panel superior derecha. Dispondremos de una pestaña independiente para gestionar nuestra aplicación Work. De esta manera podremos gestionar la aplicación desde nuestra ventana del correo web de Gmail o desde una ventana independiente.

inicio sesion2

Deberemos activar la aplicación Work mediante la opción “Activar aquí”. Iniciará el proceso de carga y tendremos disponible la aplicación para su utilización. 

activar aqui

Dispondremos del servicio iniciado visualizando los contactos frecuentes y el estado de presencia de cada uno de ellos, así como realiza búsqueda en de contactos de la centralita y el registro de llamadas. 

work standalone

 

Dónde atender la llamada:

Al desplegar el servicio Work Start nos aparecerán los siguientes símbolos para definir la entrada de llamadas. Por defecto podremos atender las llamadas en el fijo y en la bandeja de correo.

iconos dnd

luna No molestar: Si lo activamos no recibiremos ninguna llamada en Work. El icono cambiará de color mientras estemos en No molestar. dnd activo

fijo Atender en el fijo: Las llamadas se recibirán siempre en la extensión fija. Aparece si tenemos un puesto fijo o fijo-móvil. atender fijo activo

mvl Atender en el móvil: Las llamadas se recibirán siempre en la extensión móvil. Aparece si tenemos un puesto móvil o fijo-móvil.

 

Monitorización de extensiones

Antes de lanzar una llamada se podrá verificar el estado de la extensión. Disponemos de seis estados:

  • Ocupado: Ocupado
  • Realizando una llamada: Realizando llamada
  • Desconectada: Desconectada
  • Disponible: Disponible
  • Desvío aplicado: Desvío aplicado
  • No disponible: No disponible                    

MicrosoftTeams image

 

Realizar llamadas:

El servicio Work Start nos mostrará automáticamente los contactos frecuentes.

Los datos de la agenda corresponden a los contactos añadidos a nuestra cuenta G Suite.

Además los contactos de Gmail, se sincronizan con las extensiones de la centralita.

Mediante el campo de búsqueda en “Introduce un número, nombre o sitio” podemos localizar números para marcar (DDI, nombres de contactos, extensiones, etc).

Pulsando el símbolo del micrófono es posible realizar una búsqueda por voz. silencio

Existe la posibilidad de ampliar la búsqueda mediante Google.

busqueda voz

Al acceder a un correo electrónico, la integración Work detectará todos los contactos y teléfonos de los participantes de la cadena de emails.

Esta información se mostrará en la parte superior derecha de la bandeja de correo.

Si pulsamos en el avatar de cualquiera de los participantes, la información en pantalla cambiará mostrando los teléfonos de ese contacto.

Al pulsar sobre uno de los números realizará una llamada.

 

Configuración:

Pulsando config button accedemos al menú de configuración, donde dispondremos de tres pestañas: Mi Perfil, Dispositivos,Soporte.

 

Mi Perfil:

mi perfil

  • Mi dirección de correo: aparece la dirección de correo configurada en la integración Work.
  • Mi número de móvil: El móvil que tengamos asociado para Work.
  • Mi extensión: Nuestra extensión en centralita.
  • Idioma: Podemos elegir castellano, catalán, inglés o francés. Con el cambio de idioma es necesario recargar la aplicación. Aparece un mensaje informativo.
  • Activar opción autocontestar: En caso de no poder atender una llamada, la aplicación llamará automáticamente con el tiempo que hayamos configurado.
  • Cargar cuando se inicie el navegador: La aplicación se ejecuta automáticamente al abrir nuestro navegador
  • No integrar con Gmail: la aplicación no se integra con los servicios de Gmail
  • Marcación directa con un clic: permite llamar con un clic desde el navegador.
  • Versión: Especifica que tipo de versión corresponde a nuestra integración Work.

 

Marcación directa con un clic

Al seleccionar la opción en el apartado Configuración - Mi Perfil se nos abrirá la configuración del navegador para comprobar que disponemos de la configuración permitida.

Deberemos permitir que los sitios web se conviertan en controladores de protocolos predeterminados (recomendado) y configurar como predeterminado los ajustes de tel y web+callto a conf.work.oigaa.com

webcallto y tel 2

A continuación accediendo a la versión web de la aplicación de correo de Microsoft podremos lanzar una llamada marcando el número de teléfono de contacto y la llamada se iniciará desde la aplicación Work.

Contacto Gmail cliente

 

Dispositivos:

dispopsiivos

  • Utilizar dispositivos configurados en Chrome: marcando esta opción, podremos visualizar las opciones de Privacidad y seguridad de nuestro navegador pudiendo configurar los diferentes permisos como el micrófono para el audio

 

Soporte:

soporte work

  • Ayuda Web de soporte: Enlace a los contenidos de web de soporte.
  • Llamada de prueba: Podemos utilizar el servicio de llamada de prueba para escucharnos tal y como nos escucharía nuestro interlocutor, y configurar de forma adecuada nuestro micrófono.
  • Enviar informe de diagnóstico: En caso de experimentar alguna incidencia, tras contactar con Soporte Técnico es posible que soliciten generar el informe de diagnóstico.

 

Controles de la llamada:

 

Es posible establecer tantas llamadas como las definidas en nuestro Me. Dependiendo de si tenemos más de una llamada, la  interfaz para controlar la llamada será modificada.

Una sola llamada                            2llamadas

En la parte superior aparecerá el nombre del contacto (anonymous en caso de llamante oculto), la duración de la llamada y un indicativo del estado de la conexión.

Al pulsar sobre el indicativo de conexión, un pop-up nos informará sobre el estado y calidad de la llamada establecida.

Calidad llamada cliente

Desde esta ventana dispondremos de las siguientes opciones:

  • Cargar emails:
    cargar emailsPulsando el icono del sobre el buscador de nuestra bandeja de correo aplicará un filtro para localizar todos los correos electrónicos intercambiados entre nuestra cuenta de correo y el contacto de nuestro interlocutor. Por ejemplo, si llamamos a Juan Luis, nuestra bandeja de correo buscará: {from: "Jose Luis"AND to:me} OR {to:"Jose Luis" AND from:me}

    En llamadas entrantes o emitidas, antes de atender la llamada, aparecerá el botón para buscar los correos electrónicos.

  • Tecladoteclado Al pulsar el botón asignado nos mostrará por pantalla un pad numérico para introducir DTMF*.

    Teclado cliente
  • Silenciar micrófono: Al pulsar el micrófono silenciamos nuestro dispositivo de grabación evitando la emisión de sonido por nuestra parte.
    Micrófono sin silenciarsilencio
    Micrófono silenciado mute

  • Llamada en espera: la llamada es pausada con el interlocutor, reproduciéndose una música de espera.

              Llamada en espera desactivada: Sin pausar

              Llamada en espera activada: Pausado

  • Grabación: Es posible grabar la totalidad de la llamada o varios fragmentos de la misma utilizando los botones de grabación.
    rec2Grabación desactivada, la llamada no se está grabando.
    rec Grabación activada, la llamada se está grabando.

    Una vez finalizada la llamada se recibirá un correo con un enlace al Drive de la cuenta de Gmail donde se almacenan las grabaciones en formato .wav dentro de una carpeta privada llamada Grabaciones Work.


    grabaciones work2

    En el propio correo se adjunta un reproductor de audio para reproducir la grabación. Y de manera adicional se adjuntan dos ficheros:

    - Fichero de audio .wav con la grabación.

    - Transcripción* aproximada de la llamada en caso de que sea en castellano. *La transcripción corresponde a la persona que realiza la grabación con la integración.

    Ambos ficheros se encontrarán en la carpeta Google Drive Grabaciones Work.


    adjuntos
  • Añadir a llamada:

    añadirMediante este botón abriremos el buscador de contactos y números para marcar otro DDI y así establecer una nueva llamada.

    Esta nueva llamada no quedará añadida automáticamente a la llamada en curso, nos aparecerá como segunda llamada establecida quedando la primera en espera.

    El botón de transferir aparecerá para poder realizar una transferencia asistida   Transferir  .  Adicionalmente se puede unir la llamada en conferencia a tres disponible con el icono de Unir unir.

2llamadas

 

En la transferencia directa o no asistida se transfiere la llamada directamente sin hablar con la persona que recibirá la llamada.

Con una llamada establecida disponemos del icono para realizar transferencias directas.

Transferencia directa

Al hacer clic en el icono deberemos de introducir el número de teléfono para poder realizar la transferencia directa. Puede realizarse la transferencia a un contacto existente o introducir un número de teléfono para que pueda ser transferida la llamada.

En el apartado de “Introduce un número, un nombre o un sitio” podemos marcar el número de teléfono fijo o móvil o el número de extensión y al hacer clic en el propio número introducido, la llamada será transferida sin contactar por nuestra parte con el destinatario de la transferencia.

Transferencia directa 2

 

añadir

En la transferencia asistida se habla antes con la persona que recibirá la llamada para explicar quién llama y luego se transfiere. Es decir, ha habido previamente comunicación con la persona que va a recibir la transferencia de la llamada. 

Con una llamada establecida disponemos del icono   añadir   que se trata del icono de “Añadir llamada”. A través de este icono es posible hacer dos acciones: iniciar una conferencia a 3 o hacer una transferencia asistida.

Transferencia directa

Para hacer una transferencia asistida, al hacer clic en “Añadir llamada”, debemos seleccionar un contacto ya sea por su número de teléfono fijo, móvil o número de extensión.

En el apartado de “Introduce un número, un nombre o un sitio” podemos marcar el número de teléfono fijo o móvil o el número de extensión y al hacer clic en el propio número introducido, comenzaremos a hablar con esta persona que acabamos de introducir su número de teléfono, móvil o extensión.

Transferencia directa 2

Una vez nos atienden en el número que acabamos de marcar, a la primera persona que teníamos en llamada se queda en espera. El primer interlocutor escuchará la música de espera.

Transferencia asistida

Una vez nuestro segundo interlocutor/a esté preparado/a para recibir la llamada, haremos clic en el icono  Transferir   y se transfiere la llamada.

Transferencia asistida 2

 

  • Compartir:  

    compartirpantallaMediante este botón podemos compartir cualquier pantalla o aplicación en directo con nuestro interlocutor. La compartición permite sólo al invitado observar lo que estemos compartiendo, de ninguna manera podrá tomar control de lo compartido.

    Si el llamante es un contacto de Gmail, la invitación se puede enviar de manera automática a su correo:

    compartir
    En caso contrario, es posible definir otro mail destino.

  • Vídeo:

    videoconferenciaMediante este botón podemos realizar una videoconferencia con nuestro interlocutor. La conferencia es solo de vídeo, el audio se mantiene por la llamada establecida.

    Si el llamante es un contacto de Gmail, la invitación se puede enviar de manera automática a su correo:

    videollamada

    En caso contrario, es posible definir otro mail destino.

    No es necesaria una cuenta de Meeting para hacer uso del Vídeo.

  • Enviar al fijo:

    atenderfijoMediante este botón enviaremos la llamada al terminal fijo que tengamos vinculado a la extensión. Nuestro terminal empezará a ringar, al descolgar el control de la llamada en el navegador se mantendrá.

  • Enviar al móvil:

    atendermovilMediante este botón enviaremos la llamada al terminal móvil que tengamos vinculado a la extensión o configurado en la integración Work. El móvil empezará a ringar una vez pulsado el botón, al descolgar el control de la llamada en el navegador se mantendrá.

  • Llamadas enviadas a terminales fijo o móvil:

    En ambos casos, si colgamos la llamada en el fijo o móvil pero no colgamos en el navegador, la llamada se mantendrá activa en la integración Work.

    Si colgamos la llamada en la integración Work mientras se mantiene la llamada en nuestro terminal fijo o móvil, el control de la llamada desaparecerá del navegador, pero se mantendrá la llamada establecida en nuestro terminal. No será posible usar la integración para llamar hasta que finalicemos la llamada de nuestro terminal.

  • Finalizar llamada establecida:
    colgar

  • Llamada entrante:

    Al recibir una llamada podemos escoger tres opciones.

    - Atender llamada: 1rd

    - No atender la llamada: colgar2

    - Llamar más tarde: 3rd

    Llamada entrante cliente
  • Llamar más tarde: 

    La persona que nos llama escuchará una locución indicando que en estos momentos no estamos disponibles.

    En nuestro Google Calendar se creará un evento privado recordando que tenemos una llamada pendiente a devolver.

    Recordatorio Gmail

    El evento se creará en nuestro calendario personal. Por defecto se agenda para pasados 50 minutos tras la cancelación de la llamada.

    Recordatorio

  • Atender la llamada:

    1rd
    En caso de que tengamos activado "Atender la llamada en el fijo" atenderfijo, o bien "Atender la llamada en el móvil"atendermovil.
    Cualquier llamada entrante nos aparecerá con todas las opciones excepto con la de Atender la llamada 1rd.

    A la derecha del número que nos llama quedará indicado que el modo extensión se encuentra activado, indicativo de que para descolgar es necesario atender la llamada en el terminal.

    Llamada entrante enviar al fijo cliente

Registro de llamadas

En la pantalla de inicio del servicio Work, a continuación de los contactos frecuentes, disponemos del apartado Registro de llamadas.

Inicio Work ventana independiente

Llamadas clientes

Una vez seleccionado el apartado Registro de llamadas, disponemos de diferentes opciones de visualización de visualización: todas, recibidas, enviadas o perdidas.

  • Todas: aparecen todas las llamadas ya sean recibidas, enviadas o perdidas.
  • Recibidas: aparecen todas las llamadas que nos han realizado y que hemos atendido.
  • Enviadas: aparecen todas las llamadas que hemos realizado.
  • Perdidas: aparecen todas las llamadas recibidas que no hemos podido atender.

 Llamadas clientes

Desde el registro de llamadas podemos ver la información de contacto y crear un nuevo contacto. Ver contacto Ver contacto icono : accederemos al perfil de contacto en el podremos ver y editar la información básica.

Ver contacto cliente 2

Crear un nuevo contacto: añadiremos el número de teléfono pudiendo crear un contacto nuevo o añadirlo a un contacto existente.

Añadir contacto clientes

Crear nuevo contacto

Para la creación de un nuevo contacto deberemos de introducir el nombre del contacto, correo electrónico y empresa. Estos dos últimos campos son opcionales.

Gestión de contactos

Nuevo contacto

Añadir a contacto existente

Para añadir el número de teléfono a un contacto existente podremos realizar la búsqueda introduciendo el nombre del contacto, número de teléfono, número de extensión o un sitio.

Contacto existente cliente 

 

Archivos:
Manual cliente Work servicios de Google POPULAR

Manual cliente Work con servicios de Google

Fecha Viernes, 18 Enero 2019 10:49 Tamaño del Archivo 1.52 MB Descargar 2,063 Descargar

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