Las opciones avanzadas para Convocar una reunión desde el servicio Meeting Webinar se componen de los siguientes apartados:

• Agenda
• Participantes
• Acceso
• Audio & Vídeo
• Registro
• Mandar invitaciones

 

Estas opciones aparecen en la parte superior de la pantalla y puede desplazarse por ellas pulsando la correspondiente pestaña:

Agenda

La pantalla de configuación del apartado "Agenda" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Tema de la reunión: Introducir el nómbre de la reunión en el campo "Tópico"
• Fecha y hora de inicio: Seleccionar fecha pulsando sobre el botón y la hora deseada del desplegable, en el campo "Comienzo"
• Contraseña: En caso de desearlo, introduzca la contraseña deseada o cree una automáticamente pulsando el botón del campo "Contraseña"
• Duración: Seleccionar de los valores disponible la duración deseada, en el campo "Duración"
• Enlace que queremos que se envíe a los participantes de la misma: Puede modificar la url enviada a los participantes a una reunión añadiendo el texto que desee. El formato de la url será el siguiente:
  
  • https://webinar.oigaa.com/go/nombre_usuario/texto_añadido
• Descripción: En caso de desearlo podrá indicar una descripción para la reunión
• Agenda: En caso de desearlo podrá indicar una descripción para la agenda
• Adjuntar agenda como archivo: Si marca el check box de este apartado  podrá adjuntar la agenda como un archivo, que puede seleccionar pulsando el botón , o adjuntar un enlace al archivo. Además puede añadir archivos, pulsando sobre el botón , o eliminar los adjuntados, pulsando sobre el botón
• Instrucciones personalizadas: Si marca el check box de este apartado  podrá adjuntar instrucciones personalizadas para los participantes, que serán mostradas en la página de inicio de sesión para éstos.

 

Participantes

 La pantalla de configuación del apartado "Participantes" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Nombre: En caso de que este campo coincida con un contacto existente de la Libreta de direcciones, se autocompletarán los campos Nombre, Apellido y Email.
• Apellido: En caso de que este campo coincida con un contacto existente de la Libreta de direcciones, se autocompletarán los campos Nombre, Apellido y Email.
• Email: En caso de que este campo coincida con un contacto existente de la Libreta de direcciones, se autocompletarán los campos Nombre, Apellido y Email.
• Agregar a: Seleccionar el modo de agregar al contacto
  
  • Participantes: Puede participar de forma activa en los chats, compartir documentos o solicitar poder hablar y utilizar la cámara. No puede invitar a participantes, terminar la sesión,o compartir su pantalla, entre otras funcionalidades.
  • Moderadores: Tiene todos los permisos dentro de la reunión, y puede modificar los permisos para los demás asistentes. Puede invitar a otros usuarios, excluirlos de la reunión, etc.
  • Observadores: Solamente podrá asistir a la sesión como observador. No puede participar de forma activa en los chats. Tampoco puede solicitar participar en la sesión en modo video conferencia. Sí puede compartir documentos o enviar preguntas dentro del módulo de preguntas y respuestas (siempre y cuando el moderador lo haya activado previamente).
• Añadir: Tras cumplimentar los tres campos (nombre, apellidos y email) del contaco y seleccionar el modo para agregar, pulsar sobre el botón para incluir en la lista de participantes de la reunión.
• Agregar nuevos contactos a la libreta de direcciones:Si marca el check box de este apartado  los contactos nuevos agregados a la reunión se incluirán en la Libreta de direcciones.
• Ocultar el recuento de usuarios: Si marca el check box de este apartado  no mostrará cuántos usuarios están asistiendo a los asistentes tipo Participantes y Observadores. Los Moderadores siempre pueden ver ésto.
• Reproducir sonido cuando se una un usuario: Si marca el check box de este apartado  se reproducirá un sonido cada vez que se una un usuario.

 

Acceso

La pantalla de configuación del apartado "Acceso" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Privado / Público: Seleccionar uno de los tipos de acceso. Para acceso público sólo usuarios invitados o registrados pueden participar de la reunión. Para acceso público cualquiera que posea la URL puede participar de la reunión. Se debe, además, seleccionar el modo de acceder a la reunión:
  
  • Participantes: Puede participar de forma activa en los chats, compartir documentos o solicitar poder hablar y utilizar la cámara. No puede invitar a participantes, terminar la sesión,o compartir su pantalla, entre otras funcionalidades.
  • Moderadores: Tiene todos los permisos dentro de la reunión, y puede modificar los permisos para los demás asistentes. Puede invitar a otros usuarios, excluirlos de la reunión, etc.
  • Observadores: Solamente podrá asistir a la sesión como observador. No puede participar de forma activa en los chats. Tampoco puede solicitar participar en la sesión en modo video conferencia. Sí puede compartir documentos o enviar preguntas dentro del módulo de preguntas y respuestas (siempre y cuando el moderador lo haya activado previamente).
• Activar salas de reunión secundarias: Si marca el check box de este apartado  permite a los participantes unirse en pequeños grupos durante la reunión. No disponible cuando la opción de teleconferencia está seleccionada, desde el apartado Audio & Vídeo.
• Activar sala de espera: Si marca el check box de este apartado  deja a los participantes no moderadores a la espera de que éstos les permitan unirse a la reunión. No disponible cuando la opción de teleconferencia está seleccionada, desde el apartado Audio & Vídeo.
• Mostrar el widget incrustado para las grabaciones: Si marca el check box de este apartado  permite, a los usuarios que pueden grabar, incrustar el vídeo en sus páginas web.

 

Audio & Vídeo

La pantalla de configuación del apartado "Audio & Vídeo" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Usar teleconferencia: Si marca el check box de este apartado  permitirá a participantes conectarse mediante teleconferencia, utilizando los números de telefono indicados en el apartado Listado Dial-In.
• Sólo a través de conexiones seguras vía RTMPE: Si marca el check box de este apartado  los usuarios se conectan a través del protocolo cifrado RTMP o RTMPT no podrán acceder. Si no está seleccionada, la aplicación seguirá intentando una primera conexión segura, pero va a cambiar de nuevo a RTMP y RTMPT en caso de fallo.
• Inicio automático de audio y vídeo al iniciar una sesión (Solo usted y los moderadores): Si marca el check box de este apartado se iniciará automáticamente el audio y vídeo propio y de moderadores de la reunión.

 

Registro

 La pantalla de configuación del apartado "Registro" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Sin registro: No es necesario realizar registro previo al acceso a la reunión por parte de los participantes.
• Permitir registro: No es obligatorio realizar regstro previo al acceso a la reunión por parte de los participantes.
• Requerir registro: Es obligatorio realizar regstro previo al acceso a la reunión por parte de los participantes.

 

Si se selecciona permitir o requerir registro se abrirán las siguientes opciones:

• Campos predefinidos: Pueden seleccionarse, mediante check box, como mostrado o requerido.
• Campos personalizados: Añadir mediante la implementación del texto deseado y el botón . Puede eliminar un campo implementado pulsando el botón 
• URL amigables: Puede modificar la url de registro enviada a los participantes a una reunión añadiendo el texto que desee. El formato de la url será el siguiente:
  
  • https://webinar.oigaa.com/register/nombre de usuario/texto introducido
• Requiere contraseña para iniciar registro: Ingrese una contraseña para evitar que cualquiera se registre libremente.
• Limitar el número de registros a _ usuarios: Ingrese el número máximo de registros.
• En el final del proceso de registro: Seleccionar entre mostrar mensaje o redireccionar usuarios hacia una url. Implementar en el cuadro de texto cualquiera de las dos opciones.
• Cierre el registro _ minutos antes del inicio del evento: Indicar el número de minutos para finalizar el registro previo a la hora de la reunión indicada en el apartado Agenda.

 

Mandar invitaciones

 La pantalla de configuación del apartado "Registro" es la siguiente:

Las opciones a configurar son las siguientes:

• Enviar un email de invitación personalizado: Si marca el check box de este apartado  se añadirá el propio contenido al email inicial de invitación. Dejar la casilla sin marcar para enviar el email predeterminado.
  
  • Contenido del correo electrónico: Indicar el texto a enviar en este correo electrónico.
• Enviar un email recordatorio _ "Minutos/Horas/Dias" antes del inicio del evento: Si marca el check box de este apartado  se enviará un email recordatorio inicial, implementando la siguiente información:
  
  • Contenido del correo electrónico: Indicar el texto a enviar en este correo electrónico.
  • Archivos adjuntos: Podrá adjuntar un archivo, que puede seleccionar pulsando el botón . Además puede ampliar el número de archivos adjuntos, pulsando sobre el botón , o eliminar los adjuntados, pulsando sobre el botón
  • Enviarme una copia: Seleccionar si se desea recibir una copia del correo enviado.
• Enviar un segundo email recordatorio _ "Minutos/Horas/Dias" antes del inicio del evento: Si marca el check box de este apartado  se enviará un segundo email recordatorio, implementando la siguiente información:
  
  • Contenido del correo electrónico: Indicar el texto a enviar en este correo electrónico.
  • Archivos adjuntos: Podrá adjuntar un archivo, que puede seleccionar pulsando el botón . Además puede ampliar el número de archivos adjuntos, pulsando sobre el botón , o eliminar los adjuntados, pulsando sobre el botón
  • Enviarme una copia: Seleccionar si se desea recibir una copia del correo enviado.
• Enviar un correo de seguimiento a los asistentes: Si marca el check box de este apartado  se enviará un email de seguimiento a los asistentes, implementando la siguiente información:
  
  • Contenido del correo electrónico: Indicar el texto a enviar en este correo electrónico.
  • Archivos adjuntos: Podrá adjuntar un archivo, que puede seleccionar pulsando el botón . Además puede ampliar el número de archivos adjuntos, pulsando sobre el botón , o eliminar los adjuntados, pulsando sobre el botón
  • Enviarme una copia: Seleccionar si se desea recibir una copia del correo enviado.
• Enviar un correo de seguimiento a los ausentes: Si marca el check box de este apartado  se enviará un email de seguimiento a los ausentes, implementando la siguiente información:
  
  • Contenido del correo electrónico: Indicar el texto a enviar en este correo electrónico.
  • Archivos adjuntos: Podrá adjuntar un archivo, que puede seleccionar pulsando el botón . Además puede ampliar el número de archivos adjuntos, pulsando sobre el botón , o eliminar los adjuntados, pulsando sobre el botón
  • Enviarme una copia: Seleccionar si se desea recibir una copia del correo enviado.